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2020-05-06 16:39:39

更好的虚拟会议软件在这里

如果你在桌面Mac、iPad、iPhone甚至其他平台上远程工作,那么你现在可能陷入了一个看似毫不让步的虚拟会议循环。那么,怎样才能使这些会议更有效,避免浪费时间呢?

我参加过没有固定目的的会议。这通常意味着,当事情突然发生时,参与者准备不足,这意味着他们会变得具有防御性,或者做出不完整的回应。这也意味着小组中的其他人无法准备自己的问题。会议议程可以帮助解决这个问题。议程应:

所有这些都应该在会议之前进行。

这样做意味着所有各方都有机会充分准备和为会议作出贡献。这并不是什么高深的科学,但即使是这样一点点的结构也可以让会议更有成效,不管是虚拟的还是其他的。

你还应该任命一位主席,他可能没有太多的时间来主持这个会议,但他的职责是指出不恰当或不尊重的行为,比如不断的打断。

注意与会者所在的时区也很重要,可以使用iPhone上的时钟应用程序或World Clock Meeting Planner等工具。

Zoom的安全缺陷得到了充分的证明,尽管它已经成为了最常用的视频会议解决方案。FaceTime、Skype和微软的团队也看到了大量的应用。

视频会议的问题在于,除非有人被指定在通话过程中做会议记录,否则与会者很容易忘记或误解在通话过程中所做的决定。

这就是电话录音软件发挥作用的地方,也是自动转录系统能够拯救的地方。我想到了两个解决方案:

这些文字记录也可用作会议记录的基础。

想想那些你帮助同事解决安装问题的时候,他们是如何建立远程工作和协作设置的。

你可能已经和多个同事进行过类似的谈话。你把建议写下来了吗?

如果是这样,请考虑将此建议转换为跨团队共享的文档。

这种方法适用于日常通信的每一项——几乎所有的内容都可以变成一个可搜索的FAQ指南,然后可以保存在企业系统某个共享文件夹中。

然后,你和你的员工应该在文档中搜索,以找到常规问题的答案,从而减少在会议中提出问题的需要,或者减少向可能在封锁期间也感到紧张的同事寻求帮助的需要。

你在家工作,可能你的一些同事也在同时兼顾工作和照顾孩子的责任。这使得人们在开会时不可避免地会被打断。最好的方法是避免对这件事或人们的室内设计品头论足。

同样重要的是,要考虑缺乏非语言的肢体语言暗示会如何影响一个人对所讨论内容的理解。

最好的表达方式是,如果你不明白别人说的话,你应该要求更多的解释,就好像你不明白别人也可能不明白一样。

会议负责人应该介绍每个人,让他们打个招呼,并建立一个大家都认可的体系,让大家都能参与到对话中来,而不是互相打断。

鼓励与会者更专注、更放松的一个方法可能是,鼓励他们在会议之外花时间与同样的技术聊天。这不仅能培养团队内部的关系,还能帮助每个人更加熟悉您使用的系统。

如果你是在为会议提供便利,试着鼓励更多内向的人发言,并注意当有人试图发言但被声音更大的与会者淹没时——给每个人讲话的时间。

你可能想设定一些基本规则,比如关掉人们设备上的通知,并敦促参与者在通话期间不要从事其他项目。

既然不是每个人的家庭办公室都必须像其他人的一样整洁,为什么不鼓励人们在这些会议期间使用标准的虚拟协作背景呢?

所有与会者都应该有机会测试这项技术(以及他们的宽带连接),并建议创造良好的照明(一对可调LED台灯可能会有帮助,甚至一对HomeKit控制的飞利浦Hue灯泡)。

摄像头应该在眼睛的高度。提醒每个人盯着摄像机,而不是会议屏幕,如果他们想要看起来他们在注意。

(有些人会将会议窗口最小化,并将其弹出到FaceTime摄像头下方,以帮助实现这一点)。

分发行动要点、成绩单和相关文件。行动要点应包括:

您还应该要求参与者提供反馈。

会议结束后我们经常有想法或者进行观察(法国人称之为‘思路de l "escalier’,但我们通常称之为“事后”),并确保这些想法可以部分的反馈形式接收,特别是那些你觉得有点取消会议期间本身。

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